Сбербанк запустил новый сервис "Электронный архив". Это облачное SaaS-решение предназначено для долгосрочного хранения электронных и отсканированных документов компании в электронном виде и подойдёт любым организациям, от крупных корпораций до небольших компаний, благодаря удобному интерфейсу и доступной стоимости, сообщили ИА PrimaMedia в пресс-службе банка.
"Электронный архив" позволяет не только систематизировать и хранить как уже созданные в электронном виде, так и отсканированные документы. В сервисе также есть функция автоматического формирования отчетов для налоговых проверок.
Подключить сервис можно в новом интернет-банке "Сбербанк Бизнес Онлайн". С внедрением "Электронного архива" клиентам интернет-банка для бизнеса стал доступен весь спектр услуг для перехода на безбумажный документооборот. Напомним, в "Сбербанк Бизнес Онлайн" уже представлены сервисы для создания документов в электронном виде (Конструктор документов) и обмена юридически значимой документацией (E-Invoicing).
"Как правило, документация хранится в специально оборудованных архивах, при этом в любой момент ее могут запросить контролирующие органы во время налоговых проверок. На поиск и учет документов бухгалтер тратит значительную часть своего рабочего времени. По нашим подсчетам, это в среднем два часа в день и примерно 40 рабочих дней в течение года, — рассказывает директор дивизиона "Цифровой Корпоративный Банк" Сбербанка Евгений Колбин. — Благодаря "Электронному архиву" можно избавить себя и свою бухгалтерию от этой малоприятной рутины".
Так, сервис позволит создать единую базу финансовых документов, надежно сохранит их и удалит с протоколом по истечении сроков хранения. Система расширенных фильтров и удобная группировка по папкам ускорит поиск документов более чем в пять раз. "Электронный архив" интегрирован с другими продуктами "Сбербанк Бизнес Онлайн", в частности, с сервисом E-invoicing: подписанный документ можно сразу перенести в нужную папку, в которой он найдется за считаные секунды.
Важная особенность сервиса — возможность выгрузить необходимые документы по запросу ФНС. Электронный архив автоматически сформирует пакет документов в электронном виде с полной описью. Такой функционал позволяет снизить количество ошибок при формировании отчетности, а значит, и риски получения штрафов.
Еще одно преимущество "Электронного архива" — возможность управления правами доступа. Гибкие настройки гарантируют конфиденциальность всей документации и сохранность архивных дел. Система позволяет отслеживать действия каждого сотрудника в рамках тех полномочий, которые ему предоставлены. К примеру, удалить документы можно за долю секунды с соблюдением всех законодательных процедур — действия всех пользователей при этом будут записаны в историю работы с файлами.
Сервис доступен всем корпоративным клиентам ПАО Сбербанк в интернет-банке "Сбербанк Бизнес Онлайн". Разработчиком сервиса выступила компания "КОРУС Консалтинг СНГ", входящая в группу Сбербанк.
