Алексей Литвинов рассматривает документы на виртуальном рабочем столе. Фото: Автор: Юлия Пушкина
- Внедрение системы электронного документооборота началось с поручения главы города Игоря Сергеевича Пушкарева. Сейчас на государственном уровне ставят задачи о внедрении электронных услуг, говорят про электронное правительство и компьютеризацию жителей. Поэтому по настоянию главы города в мэрии было создано единое электронное информационное пространство, которое позволило усовершенствовать порядок и повысить эффективность документооборота за счет такой автоматизации, - говорит вице-мэр.
- Используется какая-то конкретная программа для этих целей?
- Программ, используемых в электронном делопроизводстве, на самом деле множество, а идеальных - не существует. Мэрия в своем выборе остановилась на системе "Дело" компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). Это программа, которая, насколько мне известно, изначально писалась под одно крупное банковское учреждение, и в дальнейшем адаптировалось для потребителей из других сфер, у которых есть потребность в электроном документообороте. Недавно мы приобрели обновленную версию программы, но и в ней есть свои минусы, которые сейчас устраняются с помощью разработчиков.
- Каким образом происходит движение документов внутри мэрии сейчас, и чем оно отличается от того, что было еще год назад?
- У каждого пользователя, кто работает в системе, есть свое имя и пароль. Есть еще электронная цифровая подпись (ЭЦП), но замечу, что ее имеют не все пользователи администрации, а лишь те, кто непосредственно имеет дело с подписанием или согласованием документации. Когда пользователь, чаще всего это руководители управлений, открывает программу, он видит на мониторе все документы, поступившие ему на подпись, либо бумаги, переадресованные ему вышестоящими лицами.
Как работает система ДЕЛО. Фото: Автор: Электронные Офисные Системы
К примеру, рассмотрим путь передвижения обычного обращения на имя главы города. Сначала оно попадает в Управление делопроизводства, где его сканируют, после чего документ, уже в виде графического файла, попадает на виртуальный стол Игоря Пушкарева. В дальнейшем документ рассматривается и пересылается на исполнение заместителям. Те, в свою очередь, передают электронный документ руководителям управлений с необходимыми резолюциями или пометками. Таким образом, значительно экономится время на собственно обороте документа, да и расходы на бумагу заметно сокращаются.
К тому же,мы освоили для себя систему удаленной работы в программе ДЕЛО. С помощью iPad теперь рассматривать и подписывать срочные документы можно даже находясь на совещании.
В программе ДЕЛО можно работать с помощью iPad. Фото: Автор: Юлия Пушкина
- А можно ли подделать электронную подпись или войти в систему с внешнего источника постороннему человеку?
Работа в системе осуществляется посредством внутренней оптоволоконной, а местами радиосети, которая охватывает практически все управления администрации. Это не интернет. Хотя, если системным администратором пользователю даны определенные права, то он может работать из любой точки земного шара, но это ограниченный круг лиц. Использование интернета может потребоваться, когда мы будем отправлять документы внешним адресатам.
Есть непременный реквизит работы в системе, без которого юридическую значимость документу придать невозможно, и которая одновременно с приданием документу юридической силы, защищает документ от подделки– это электронная цифровая подпись. С виду обычная флеш-карта, но предназначена для защиты электронной документации от подделки.
С виду - флэшка, а внутри серьезный шифр. Фото: Автор: Юлия Пушкина
- То есть подделать никак нельзя?
- Подделка цифровой подписи практически невозможна, ведь это криптографический ключ, шифровка, действующая вкупе с логином и паролем. Значительно проще подделать подпись на бумаге, какой бы вычурной она не была. Но тут необходимо как минимум иметь доступ к программе, максимум – сильно понимать в компьютерах.
В момент проверки подписи компьютер связывается с удостоверяющим центром, обменивается паролями и выдает информацию о том, верна ли поверяемая подпись.
Другое дело, если ответственный человек передал флешку с подписью, сообщил свои пароли и логины для доступа к рабочему компьютеру и к "Делу" другому лицу. Но и тут замечу, что работает ЭЦП только на конкретном компьютере.
В отличие от поддельной подписи на бумаге, где после трудно установить, у кого в руках был данный документ, тут все открыто – нажав клавишу можно посмотреть, кто работал с документом, какие изменения и дополнения вносил, какие пометки делал.
- Наверняка, кому-то из чиновников легко, а кому-то еще сложно просматривать документы в электронном виде?
- Это вопрос привычки. Не все безмерно рады этой программе, понимаем. Но если вспомнить, как ранее люди переходили от записывания вручную к работе на печатных машинках, а затем на компьютеры? Исключительно, дело привычки. Я сейчас, к примеру, пишу на клавиатуре быстрее, чем ручкой.
Просмотр документов на ПК - дело привычки. Фото: Автор: Юлия Пушкина
- Раз сейчас все поступающие документы необходимо отсканировать, а после загрузить в программу "Дело", есть логический вопрос. А не увеличился ли объем работы сотрудников управления делопроизводства?
- Напротив, в некоторых вопросах Управление делопроизводства стало даже меньше загружено, чем раньше. Ведь до этого была двойная система. Они сканировали документы для электронного архива. И они же обеспечивали бумажный документооборот. Ножками разносили, следили, чтобы курьеры, приезжающие из управлений, забирали все документы. Сейчас эта часть, с хождением сотрудников по управлениям, гораздо меньше.
Если посмотреть, насколько уменьшилось время обработки документа каждым конкретным человеком, то может быть СУЩЕСТВЕННОЙ экономии времени мы и не найдем, но если мы посмотрим время ДВИЖЕНИЯ документа с момента захода в администрацию до момента обработки по цепочке в целом, то выгода очевидна – и по времени, и по трудозатратам.
- Каковы еще плюсы системы электронной документации вы уже успели ощутить на себе?
- Она удобна еще и своей системой поиска. Теперь нет необходимости звонить в отдел делопроизводства, утруждать своего секретаря или даже все управление на поиски необходимого документа. С помощью встроенного поиска я сам могу его найти, причем не только найти, но и посмотреть его дальнейшее движение со все связками, со всеми примечаниями.
- На слуху ряд историй о том, что вся документальная база хранилась в одном месте, а после пожара или потопа все было уничтожено и не подлежало восстановлению…
- Да, и в администрации много лет назад был такой случай, когда все документы о каких-то выборах были потеряны в результате потопа, потому как хранились исключительно в бумажном виде. Вот вам и плюс системы электронного документооборота. Здесь предусмотрено обязательное многоступенчатое резервное копирование. А значит, что если мы сегодня проработали, а ночью что-либо произошло, то база будет восстановлена. Сейчас мы полностью переводим всю нашу документальную базу в электронный вид, даже привычные карточки работников.
Поступающие документы становятся файлами. Фото: Автор: Юлия Пушкина
- Какова стоимость системы?
- В то время, когда она была приобретена (примерно четыре года назад), ее стоимость составляла чуть более 700 000 рублей. Однако все это время система "Дело" находилась в "спящем" состоянии и лишь два года назад ее начали по чуть-чуть использовать.
- Алексей Александрович, можно ли сегодня говорить об экономии денежных и трудовых ресурсов, благодаря внедрению системы? Сколько, к примеру, бумаги вам удалось сэкономить? Опять же, что произошло с курьерами, если нужда в их услугах теперь отпала?
- Могу сказать по затратам на приобретение бумаги. Если сравнить период с июля по октябрь 2009 года (тогда электронного документооборота в его нынешнем виде не было) и аналогичный период 2010 года, то за счет внедрения на разных направлениях электронного документооборота удалось сократить расход бумаги на 13,5 коробок (это 68 пачек или более 33 000 листов). За каждым листом бумаги с текстом - чернила принтеров, ксероксов, опять же электричество на эти девайсы. В общем - здесь копейка, там копейка, а в итоге ощутимая экономия. Следовательно, есть возможность направить высвободившиеся ресурсы на другие цели и задачи.
Документы сразу попали на виртуальный стол мэра, без бумажной версии. Фото: Автор: Юлия Пушкина
- Сейчас в мэрии внедрена система электронного документооборота, а глава города завел свой блог в Живом Журнале. Каковы дальнейшие планы?
- Первым новшеством были системные папки, которые гораздо упростили жизнь, сейчас мы видим каким полезным и эффективным в работе оказалась программа документооборота, потому будем и далее искать новые пути совершенствования работы. Сейчас одна из задач, стоящих перед нами, - добиться внедрения полноценного юридически значимого электронного документооборота с внешними адресатами, к примеру с администрацией Приморского края, с Избирательной комиссией Приморья, Федеральной антимонопольной службой, управлением Росреестра по Приморскому краю и прочее. Кроме того, будет продолжаться охват программой не задействованных пока подразделений, подготовка и обучение пользователей. Хотя с момента активного освоения электронного документооборота прошло чуть более полугода, значительные плюсы от его внедрения уже ощутимы.